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こんにちは。サマンサです。
最近は総務の仕事も経理の仕事もデジタル化、クラウド化が進み、ペーパーレスでスマートに仕事をしている会社が増えましたね。

とはいえ、自社がペーパーレスになっても、取引先は紙が主体という場合もあり、IT関係のお仕事をしていて、生きるために必要なことはWebから教わったような人たちばかりの会社でも、総務、経理、人事業務を一手に引き受けるコーポレート室には、デジタル化の波に乗り切れず漂着する書類のなんと多いことか。サマンサの仕事はこの打ち寄せる書類の波をいかに乗りこなし、さばいていくかを問われているのです。

今回は次の3つの切り口でコーポレート室の仕事について語ってみたいと思います。

1. ペーパーレスに出来たこととは
2. 書類仕事をスムーズにする為の環境とは
3. 書類保管のコツとは

1. ペーパーレスに出来たこととは...

当社で紙をやめてスマートな仕事になったことといえば、社員の入退室管理と勤怠管理です。
以前は、「入退室管理表」という紙を運用し、毎日、最初に出社した社員と最後に退社した社員がチェックをするようになっていました。今は、IDカードをタッチするだけで、いついかなるときに社員が入室したか退室したかが記録されるアプリケーションを使っています。タッチしないと入室も退室もできないので、記録漏れもありません。

勤怠管理はクラウドサービスを利用しています。以前は、タイムレコーダーを設置し、社員一人一人が出社時、退勤時にジジジッと打刻していました。しかし、直行直帰の人はタイムカードを打刻することができません。月初に前月の勤怠状況をタイムカードとSlackの勤怠チャンネル、カレンダーAPIを突き合わせて一人一人の勤務時間表を作成するのは気が狂うような作業でした。今は、管理画面であらゆる状況の把握ができます。素敵すぎます。

入退室管理や勤怠管理のように、何もかもがデジタル化されてWeb上で展開できたらシアワセですが、契約書類などは締結までのやり取りから保管まで、常に紙がつきまといます。取引先からの請求書も圧倒的に紙が多いです。
社内のことはペーパーレスを図りつつ、次々とやってくる書類については、処理の流れ、保管ルールをきちんと決め、それに沿って対応していくのが大切かな～と思っています。

2. 書類仕事をスムーズにする為の環境とは...

書類仕事は複数の紙を広げて確認したり、記入したり、押印したり、クリップを留めたりするので、作業スペースを確保することが重要です。

当社の場合、個人のデスクの横幅が140cmあります。これは、書類仕事の多いサマンサにとって、たいへん素晴らしいことです。とても贅沢なことです。100cm未満のデスクで仕事している総務の方が見たらうらやましいやら悔しいやらで涙を流すレベルではないでしょうか。このような余裕のあるデスクを揃えてくれたボスには足を向けて寝られません。と言いつつ、デスクの配置の関係でいつも尻を向けていますがｗ

というわけで、幅広なデスクなので、中央の作業スペースのほかに、作業の際に閲覧する書類を右側に置き、仕掛りものの書類は左側に置いたりできるので、書類が急に押し寄せてきても、右に左に振り分けて常に作業スペースを確保することができます。
デスクに余裕があると心にも余裕が生まれますよ。

3. 書類保管のコツとは...

さて、「書類には保管期限があるので、対応が完了してもむやみやたらに捨てることができない」というのは、ご存知でしょうか？

これらのサイトで、保管期限についてまとめられています。

• 【文書保管マニュアル】書類の保存期間ってきちんと理解できていますか？
  https://okan-media.jp/useful-period-of-documents/
• 保管義務がある経理書類と、保存期間まとめ
  https://www.misoca.jp/study/invoice/how-to-strage/save-documents/
• 【保存版】会計・経理書類の保存期間は何年？書類の保管期間まとめ
  https://crowdsien.com/lab/?p=5094

法律で決められているので、それに則ってきちんと保管しないといけません。

昨年、数年ぶりの税務調査がありました。サマンサにとっては初めての調査体験だったのですが、経理書類は10年分きっちり整理して保管していたので、スムーズに対応できました。

経理書類のうち、タクシーや駐車場の領収書って、だいたい毎日発生するので1か月で20枚、30枚になることがありますよね。タクシーなどの領収書は法人税法で7年保管が義務付けられています。名刺サイズの小さな領収書を1枚もなくさず、7年間ですよ。

そう考えると、どう保管したらいいのか悩みますよね。1枚ずつ紙に貼っていこうかとも考えましたが、「貼る」という作業を増やしたくないので、日々の入力作業が終わったらクリップ留めしておき、月次決算が終わったら、クリップ留めした束をクリアポケットに保管するという流れにしています。

キレイに貼っておいた方が税務調査のときにいいんじゃないの？と思いますが、「映え」は気にしなくていいのです。
逆に小さな領収書が1、2枚しかないときは、貼った方が管理しやすいので、そこは臨機応変に対応するのがよいと思います。

会社によって処理フローは様々あるので、これが正解ということはないのですが、ちょっとでも参考になったら幸いです。

現時点では最適な当社の業務フロー、書類管理も、職場環境や事業内容が変わったら、対応できなくなることもあると思います。バックオフィス業務を効率化する仕組みも日々進化しているので、ワタクシも勉強を怠らないようにしたいです。

Image: Workspace - https://www.semtrio.com/ via Flickr