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こんにちは。バックオフィス担当のサマンサです。総務経理人事などなどをやり続けて早10年。

職歴はもっと長いのですが、MONSTER DIVEでバックオフィスの仕事を始めて10年が経ちました！
こんなに長く続けられるとは思っていませんでした。しみじみ。。。

入社当初は75mm幅のリングファイル1冊で1年分の経理書類がファイルできるくらいの規模でしたが、現在は、同じリングファイル1冊では1ヶ月分の経理書類をファイルしきれないぐらい取扱い量が増えました。

電子化、電子化と言うけれど

さて、最近、「バックオフィスのDX化」というワードをよく耳にします。
コロナ禍でリモートワークを推奨する企業が増えたこともあり、書類の電子化が進んできていますね。

DXというのは、デジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへと変革することで、書類の電子化はDXの手段の一つだと思いますが、手段が目的になっているような感じもしますね。書類を電子化したら効率化できる、すべてうまくいくというように錯覚しがちですが、実際のところ手放しで喜ぶような状況にはなっていない気がします。

当社でも、請求書や契約書のやり取りを電子化するケースが増えていますが、利用するツールが会社ごとにバラバラで、送受信方法も異なり、これまでのように紙で出力して郵送するという方法に比べて効率化されたかどうかよくわかりません。効率化している部分もあるし、逆に手間が増えた部分もあるという感じでしょうか。

紙でも電子でも運用で心がけることは一緒です

電子化すると検索しやすいと言われますが、それは、データの保存先とデータ名をきちんと管理するから可能になるわけで、メールに添付されてきた電子データをとりあえずデスクトップに保存なんてやっていると、書類の山に埋もれるような状況がPCの中でも起こっちゃいます。そして、あのデータどこに保存したっけ？と検索をかけたりするのは、あの書類どこに置いたっけ？と机の上や引き出しの中をバサバサ探すのと大差ないですね。

紙も電子データも以下の作業は同じだと思います。

• 保存先を明確にする
• 保存期間を明確にする
• 日付で分ける
• バックアップを取る

紙の場合は、原本と写しの2種類発生しますが、どちらが原本かわかるように当社ではコピーをしたものは「控」スタンプを押して明確に区別できる　ようにしています。電子データの場合は、バックアップを取るタイミングもきちんと決めておくとよいですね。また、保存期間が過ぎたものは廃棄や削除を徹底することも大事。

これは便利だよ、電子申請2選

私が10年間のバックオフィス業務を経て、これはいいじゃん！と思える電子申請についてご紹介いたします。まだ未体験の人にはぜひおすすめしたいです。

消防計画の届出

https://www.tfd.metro.tokyo.lg.jp/drs/ss_mokuteki02.html

当社は2018年に西麻布から南青山にオフィスを移転し、その際に、防火管理者を定めて消防計画を立て、管轄の消防署に届出をしました。
東京消防庁のウェブサイトから書式をダウンロードして、自社の状況に合わせて記載内容を変更し、ワードでこつこつ作成したものを出力して、ハンコを押して、消防署まで提出に行きました。

今年、オフィスを5Fから6Fに移転して、5Fはスタジオ、6Fは執務エリアになったのですが、管理するフロアが増えるので消防計画の変更届を提出しないといけないことがわかりました。書類を作成するという作業を思い起こし、面倒やな...という気持ちで東京消防庁のウェブサイトを開いてみたところ、なんと電子申請できるようになっていました！

表になっているので、自分が何を申請したいかがわかるし、記入例もどこを見たらよいかわかりやすくなっています。書類作成に半日はかかるだろうと思っていましたが、30分くらいで終わっちゃいました。申請後の書類受理及び審査状況はメールで連絡が来るので、提出書類に不備があってもすぐに対応できました。消防署まで提出しにいかなければいけないという物理的に時間を取られることから解放されたのはよかったです。

住民税（特別徴収）のeL-TAXでの納付

https://www.eltax.lta.go.jp/

これまでは、各自治体から送られてくる納付書を毎月1枚1枚切り取り、退職や入社によって納付額が変更になった場合は、印字してある金額に二重線を引いて手書きで訂正し、銀行の納付書を記入して銀行に持参し、納付していました。

しかし、社員数が増え、納付する自治体の数も増えてくると金額の訂正も手間になります。さらに、金融機関から「こちらの自治体は今後、窓口で納付できなくなります」と勧告されたのを機に、eL-TAXを導入しました。

導入といっても、そんなに大げさなことではなく、PCにeL-TAXのソフトをインストールして自治体と納付金額を登録していけばよいのです。自治体が増えた場合は追加で登録できるし、金額の増減は納付タイミングで修正できます。
私が導入したのは1年前くらいですが、使い方画面などもさらにわかりやすくなっているので、まだ銀行に納付書を持って行っている会社の方は、ぜひインストールすることをおすすめします。

納付が完了するとメールで連絡が来るので、納付作業も納付確認も自席でできます。
銀行の窓口で待つこともなくなり、泣きながらATMで振込作業をすることもなくなりました。

電子化はあくまで手段のひとつ

ということで、電子化することはあくまでも手段の一つ。紙で取り扱った方がよい場合もあるので、業務内容やシーンに応じて適切なツールを選択できる技量を持つことが大切かなと思います。それと同時に、技術の進歩にも注目して変化の波に柔軟に対応していきたいと思っています。